Dataskyddsbeskrivning

SAMS dataskyddsprinciper följer EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och nationell dataskyddslagstiftning. Den här beskrivningen gäller förtroendeuppdrag och frivilliguppdrag inom SAMS. Tillgång till uppgifterna har SAMS personal och vid behov personer som arbetar med förbundets IT-stöd.

 

  1. Upprätthållare av registret

 

SAMS-Samarbetsförbundet kring funktionshinder rf

Medelhavsgatan 14A

00220 Helsingfors

+358 50 368 3288

 

  1. Kontaktperson för registret

Nina af Hällström, verksamhetsledare

nina.afhallstrom@samsnet.fi

+358 50 368 3288

 

  1. Syftet med behandling av personuppgifter

Registrets syfte är att förvalta uppgifter om frivilliga som vill bli stödpersoner, personer som önskar sig en stödperson, samt personer som innehar ett förtroendeuppdrag i förbundet

Uppgifterna kan användas för att skicka information och sköta annan kommunikation, för att para ihop nya vänpar, för uppgörande av statistik, fakturering och utbetalande av arvoden samt för utvecklande av verksamheten.

 

  1. Rättslig grund för behandling av personuppgifter och vilka uppgifter som samlas in

 

Skyldighet som baserar sig på lag

 

Personuppgifter som samlas in för att betala arvode eller lön

–        namn

–        personnummer

–        adress

–        skatteuppgifter

–        bankuppgifter

 

Explicit samtycke av den registrerade

 

Personuppgifter som samlas in genom samtycke gäller för frivilliga som vill bli vänner för en person med funktionsnedsättning och för personer med funktionsnedsättning som vill ha en vän. Följande personuppgifter samlas in:

–        namn

–        kön

–        ålder

–        hemkommun

–        kontaktuppgifter: adress, telefonnummer och e-postadress

–        kontaktpersonens telefonnummer

–        intressen

–        önskemål angående frivilligträffarnas innehåll

–        eventuella stödpersonsbeslut från hemkommunen (för den som vill ha stödperson)

–        uppgifter om frivilligheten (början, slutet, status)

–        notering om kontroll av brottsregistret för frivilliga som är vänner för barn och unga

 

  1. Källan till personuppgifterna

Den registrerade uppger själv sina personuppgifter.

 

  1. Hur länge personuppgifterna sparas i registret

Uppgifter sparas, då det gäller de frivilliga, i högst 5 år eller så länge det är ändamålsenligt, det vill säga, så länge syftet kan uppfyllas. Personuppgifterna som samlas in på basen av lagstiftning sparas så länge lagstiftningen stipulerar härom (bokförings-, redovisnings och/eller arbetslagstiftning).

 

  1. Delning av personuppgifter

Uppgifterna delas inte.

 

  1. Behandling av personuppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifterna då det gäller frivilliga och personer som önskar sig en stödperson överförs i den omfattning som är nödvändigt för det tekniska genomförandet av hanteringen av informationen i registerprogrammet Highrise HQ LLC, Chigaco. Europeiska Unionen allmänna dataskyddsförordning följs vid överföringen. Data överförs med stöd av standardklausuler som godkänts av Kommissionen till mottagare i USA som förbundit sig till systemet EU-US Privacy Shield.

 

  1. Överlåtande av personuppgifter för marknadsföring

De insamlade personuppgifterna överlåts inte till direkt marknadsföring.

 

  1. Automatiserat beslutsfattande

Vi använder inte personuppgifter för automatiserat beslutsfattande.

 

  1. Rättigheter och hur man tar kontakt

Personer i registret har:

–        rätt att granska de egna personuppgifterna

–        rätt att få felaktiga personuppgifter rättade

–        rätt att få sina personuppgifter raderade ur registret

–        rätt att ta tillbaka sitt samtycke eller ändra på det

–        rätt att begränsa behandlingen av de egna personuppgifterna

–        rätt att överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig

 

Kontakter som gäller rätten till insyn, rätten till korrigering eller förbud ska i första hand framföras i skriftlig form till den e-postadress som nämns i punkt 2. Framförandet kan även lämnas per brev till registerupprätthållarens adress.

 

  1. Hur skyddas och förvaras uppgifter

Pappersdokument förvaras inlåsta i ett arkivskåp på kontor. Uppgifter om frivilliga som vill bli stödpersoner och personer som önskar sig en stödperson bevaras in en databas (Highrise) som skyddas med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Uppgifter som finns OneDrive-servern är ävenså skyddat. Endast de anställda som har rätt att hantera personuppgifter i sitt arbete har rätt att använda de system där personuppgifterna finns. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord.

 

  1. Hur vi informerar om ändringar och uppdateringar

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera våra dataskyddsbeskrivningar vid behov. Vi informerar om väsentliga ändringar i dataskyddsbeskrivningarna på ett synligt sätt, t.ex. genom att lyfta fram dem på vår webbsida.

 

 

 

 

Comments are closed.