Dataskyddsbeskrivning
SAMS dataskyddsprinciper följer EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och nationell dataskyddslagstiftning. Den här beskrivningen gäller förtroendeuppdrag, frivilliguppdrag inom SAMS, prenumerationer av tidningen FUNK., informationsverksamhet och administrering av egna evenemang. Tillgång till uppgifterna har SAMS personal och vid behov personer som arbetar med förbundets IT-stöd.
1. Upprätthållare av registret
SAMS-Samarbetsförbundet kring funktionshinder rf
Medelhavsgatan 14A
00220 Helsingfors
+358 50 368 3288
2. Kontaktperson för registret
Nina af Hällström, verksamhetsledare
nina.afhallstrom@samsnet.fi
+358 50 368 3288
3. Syftet med behandling av personuppgifter
Personuppgifter samlas in och behandlas för att förvalta uppgifter om personer som vill bli frivilliga, personer som önskar sig en frivilligvän, personer som prenumererar på tidningen FUNK., personer som innehar ett förtroendeuppdrag i förbundet och personer som uttryckligen ger sitt samtycke till behandling av personuppgifter.
Uppgifterna kan användas för att skicka information och sköta annan kommunikation, för att para ihop nya vänpar, för uppgörande av statistik, fakturering och utbetalande av arvoden samt för utvecklande av verksamheten. Personuppgifterna behandlas på basen av den registrerades samtycke i samband med och för att möjliggöra beställningar, anmälningar, kontakt, uträttande av ärenden, marknadsföring, prenumerationer, rapportering, obligatorisk statistikföring till finansiärer och andra åtgärder som hör ihop med administreringen av evenemang och därtill hörande kommunikation.
4. Rättslig grund för behandling av personuppgifter och vilka uppgifter som samlas in
Skyldighet som baserar sig på lag
Personuppgifter som samlas in för att betala arvode eller lön
– namn
– personnummer
– adress
– skatteuppgifter
– bankuppgifter
Explicit samtycke av den registrerade
Uppgifter som samlas in inom vänverksamheten
Personuppgifter som samlas in genom samtycke gäller för frivilliga som vill bli vänner för en person med funktionsnedsättning och för personer med funktionsnedsättning som vill ha en vän. Följande personuppgifter samlas in:
– namn
– kön
– ålder
– hemkommun
– kontaktuppgifter: adress, telefonnummer och e-postadress
– kontaktpersonens telefonnummer
– intressen
– önskemål angående frivilligträffarnas innehåll
– eventuella stödpersonsbeslut från hemkommunen (för den som vill ha stödperson)
– uppgifter om frivilligheten (början, slutet, status)
– notering om kontroll av brottsregistret för frivilliga som är vänner för barn och unga
Uppgifter som samlas in i samband med prenumerationer av tidningen FUNK.
– namn
– kontaktuppgifter
– organisationens namn
Uppgifter som samlas in i samband med evenemang
– namn
– kontaktuppgifter
– titel
– organisationens namn
Den registrerade är inte tvungen att delge de uppgifter som nämns i denna beskrivning, men för vissa personuppgifters del kan det dock leda till att den erbjudna tjänsten inte i sin helhet står till förfogande.
Uppgifter som samlas in i samband med prenumeration av nyhetsbrev
– namn
– e-postadress
5. Källan till personuppgifterna
Den registrerade uppger själv sina personuppgifter. Den registrerade uppger personuppgifter då hen anmäler sig till vänverksamheten, anmäler sig till ett evenemang, prenumererar på FUNK., besvarar en enkät, överlåter sitt visitkort eller andra kontaktuppgifter. För marknadsföring av publika evenemang kan personuppgifter även samlas in från allmänt tillgängliga informationskällor och samarbetsparter.
6. Hur länge personuppgifterna sparas i registret
Uppgifter sparas, då det gäller de frivilliga, i högst 5 år eller så länge det är ändamålsenligt, det vill säga, så länge syftet kan uppfyllas. Uppgifter om prenumeranter av tidningen FUNK. sparas så länge som prenumerationen är aktiv. Personuppgifterna som samlas in på basen av lagstiftning sparas så länge lagstiftningen stipulerar härom (bokförings-, redovisnings och/eller arbetslagstiftning).
Uppgifter i samband med evenemang förvaras endast så länge som det behövs för att möjliggöra den registrerades anmälning och det evenemang som anmälningen gäller. E-postadresser från evenemang kan utnyttjas för att skicka inbjudningar till SAMS övriga evenemang, om deltagaren inte skilt förbjudit detta.
7. Överföring av personuppgifter
Personuppgifter kan överföras till underleverantör och tjänsteleverantör endast i den utsträckning som de bidrar till förverkligandet av SAMS tjänster och de ändamål som ingår i denna beskrivning.
8. Behandling av personuppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifterna då det gäller frivilliga och personer som önskar sig en frivilligvän överförs i den omfattning som är nödvändigt för det tekniska genomförandet av hanteringen av informationen i registerprogrammet Highrise HQ LLC, Chigaco. Europeiska Unionen allmänna dataskyddsförordning följs vid överföringen. Data överförs med stöd av standardklausuler som godkänts av Kommissionen till mottagare i USA som förbundit sig till systemet EU-US Privacy Shield.
9. Överlåtande av personuppgifter för marknadsföring
De insamlade personuppgifterna överlåts inte till direkt marknadsföring.
10. Automatiserat beslutsfattande
Vi använder inte personuppgifter för automatiserat beslutsfattande.
11. Rättigheter och hur man tar kontakt
Personer i registret har:
– rätt att granska de egna personuppgifterna
– rätt att få felaktiga personuppgifter rättade
– rätt att få sina personuppgifter raderade ur registret
– rätt att ta tillbaka sitt samtycke eller ändra på det
– rätt att begränsa behandlingen av de egna personuppgifterna
– rätt att överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig
Kontakter som gäller rätten till insyn, rätten till korrigering eller förbud ska i första hand framföras i skriftlig form till den e-postadress som nämns i punkt 2. Framförandet kan även lämnas per brev till registerupprätthållarens adress.
12. Hur skyddas och förvaras uppgifter
Pappersdokument förvaras inlåsta i ett arkivskåp på kontor. Uppgifter om frivilliga som vill bli stödpersoner och personer som önskar sig en stödperson bevaras in en databas (Highrise) som skyddas med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Uppgifter som finns i OneDrive-servern är ävenså skyddat. Endast de anställda som har rätt att hantera personuppgifter i sitt arbete har rätt att använda de system där personuppgifterna finns.
13. Hur vi informerar om ändringar och uppdateringar
Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera våra dataskyddsbeskrivningar vid behov. Dataskyddsbeskrivningen har uppdaterats 21.2.2020.